5,84 Mb. страница22/26профессораДата конвертации27.09.2011Размер5,84 Mb.Тип Смотрите также: 22 ^ Глава Х СЛУЖЕБНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ В данной главе речь идет не о систематизированном и полном курсе делопроизводства, предназначенном для служащих всех уровней и профилей, в том числе для сотрудников финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта. Ниже будут представлены и описаны документы по административным и общим вопросам, встречающиеся практически всем работающим на предприятиях и в учреждениях независимо от занимаемого ими положения. Без знания специфики таких документов и умения их составлять деятельность работников предприятий и учреждений не может быть плодотворной и перспективной. Согласно определению понятия «документ», данному Федеральным законом от 27 ноября 1994 г. «О библиотечном деле», документ это «материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования». Как правило, документ оформляется на бланке в соответствии с требованиями принятого стандарта. Бланк можно определить как лист бумаги с вопроизведенными на нем типографским способом постоянными реквизитами или их частями (реквизиты это обязательные признаки, установленные законом или официальными положениями для отдельных видов документации). Существуют бланки двух видов: 1) для писем; 2) для организационно-распорядительных и иных документов. По ГОСТ 9327, должны использоваться бланки двух форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм) (рис. 6 и 7), на первом из которых имеет место угловое расположение реквизитов, а на втором продольное. Бланки документов должны иметь поля: с левой стороны 20 мм, с правой стороны и снизу не менее 8 мм, сверху не менее 10 мм. В зависимости от того, каким нуждам организации, внутренним или внешним, отвечает служебная документация, различают в принципе две категории: документы для внутреннего пользования и документы для внешнего пользования. Большинство реквизитов на документах для внутреннего и внешнего пользования одинаковы, но есть и определенные различия.^ W 1. Документы для внутреннего пользования Реквизиты Документы для внутреннего пользования называются обычно управленческими или организационно-распорядительными (ОРД). ГОСТ 6.38-90, введенный с 1 января 1991 г. установил 31 реквизит. Ниже приведен образец расположения реквизитов на документе внутреннего пользования и комментарий к ним. 1.Государственный герб (для бланков государственных предприятий). Его изображение помещается на верхнем поле управленческих документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. 2. Эмблема организации. Ее изображение помещается также на верхнем поле документа, но ниже государственного герба. 3. Изображение наград. Хотя этот реквизит не отменен до сих пор, но в настоящее время его почти не используют. 4. Код организации по ОКПО Общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Изображается в виде цифр в правой верхней части документа. 5. Код документа по О К УД - общероссийскому классификатору управленческой документации. Изображается в виде цифр в правой верхней части документа. 6. Наименование министерства или ведомства. Помещается только в бланках государственных предприятий, имеющих ведомственное подчинение. 7. Наименование организации (где составлен документ). Указывается в соответствии с Положением об этой организации. 8. Наименование структурного подразделения. Указывается, если соответствующее подразделение имеет право на издание документов рассматриваемого типа. Помещается ниже наименования организации. 9. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, телефона, телефакса, номер счета в банке; к этому следует добавить адрес электронной почты (E-mail), страницу в Интернет (Web-site). Эти данные помещаются ниже наименования организации. 10. Название вида документа. Оно должно быть в соответствии с содержанием документа. Указывается заглавными буквами. 11. Дата. Отмечается арабскими цифрами в день подписания или издания документа, его отправления или получения. Например: 22.06.98 (возможный обратный вариант 98.06.22). В финансовых документах допускается использование словесно-цифровой передачи дат: 22 июня 1998 года. 12. И н д е к с. Состоит из порядкового номера, обновляющегося с начала календарного года. Этот номер может быть дополнен индексом по номенклатуре дел и индексом применяемого классификатора (вопросов деятельности корреспондентов). В случае составления документа несколькими организациями их регистрационные индексы проставляются через косую черту в порядке представления авторов на документе. 13.Ссылка на индекс и дату входящего документа. Обязательно дается в ответном письме. 14. Место составления или издания документа. Указывается на всех документах, кроме служебного письма: г. Санкт-Петербург или Ленинградская область, г. Луга. 15. Гриф ограничения доступа к документу. Указывается в правой стороне верхней части документа. При наличии такого грифа на документе им можно пользоваться только на работе. Гриф «Секретно» дает право на ознакомление с ним только узкому кругу работников
Н. Т. Свидинская Коллектив 3 чел. помогло.
Глава Х СЛУЖЕБНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ - Н. Т. Свидинская Коллектив
Комментариев нет:
Отправить комментарий